Weiterer Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie am ACH

Zum Semesterstart am Asklepios Campus Hamburg der Semmelweis Universität (ACH) wurde für die neuen Studierenden das sogenannte „StudCard-Tool“ eingeführt. Es digitalisiert und vereinfacht gleich mehrere Kernprozesse für Studierende wie Team-Mitglieder.

StudCard-Tool am Asklepios Campus Hamburg

Bewerbung, Einschreibung, Zugangskarte zum Gebäude, Bibliotheksausweis, Studierendenkarte, Verwaltung, SportCard, perspektivisch auch HVV-Karte – alle diese Funktionen rund um das Studierendenleben am ACH bündelt seit diesem Semester eine einzige Applikation: das StudCard-Tool, das nun erstmals in der Bewerbungsphase für die neuen Studierenden des 14. Jahrgangs eingesetzt wurde.

Cloud-basiertes System für alle studienrelevanten Dokumente

StudCard-Tool Einführung am Asklepios Campus Hamburg
Parisa Oldhafer, IT Projektleiterin

An der Einführung waren besonders die Mitarbeiter*innen im Bereich IT und Studentische Angelegenheiten beteiligt. Parisa Oldhafer, IT-Projektleiterin am ACH, beschreibt die Innovation folgendermaßen: „Der Grundgedanke für die Einführung des StudCard-Tools, der sich aus dem Projekt eines neuen Studierendenausweises mit Multifunktions-Chip ergeben hat, war, dass in diesem Cloud-basierten System künftig alle studienrelevante Dokumente wie z.B. Semesterbescheinigungen personenbezogen hinterlegt werden können. Im Zuge der Planung und Entwicklung haben wir parallel damit begonnen, zusätzlich die nötigen Abläufe für die Bewerbungs- und Startphase aufzubereiten und dann komplett digital zu implementieren, für die Bewerber*innen und neuen Studierenden wie für die Mitarbeiter*innen.“ Dies bedeute für die Studierenden, die diese Woche am Campus angefangen haben, dass ihre Bewerbung am ACH online lief, dass jetzt alle für sie wichtigen Dokumente an einem Ort online aufbewahrt und jederzeit zugänglich sind und dass sie ihre Stammdaten von Anfang an selbständig pflegen und aktualisieren können. „Und wir als IT gestalten weiterhin im Hintergrund die Organisation des Studien-Alltags immer digitaler und damit funktionaler und effizienter“, hebt Parisa Oldhafer hervor.

Prozesse einfacher zu definieren

StudCard-Tool Einführung am Asklepios Campus Hamburg
Sarah Stiedenroth, Assistentin und Projektleiterin, sowie Stefanie Schwarz, Leiterin Studentische Angelegenheiten

Ihre Kollegin Sarah Stiedenroth, Assistentin im Bereich Studentische Angelegenheiten, war von Anfang an als Projektleitung für den Bereich Studentische Angelegenheiten für inhaltliche Aspekte der Tool-Entwicklung zuständig. Sie arbeitete seit dem vergangenen Jahr in wöchentlichen Abstimmungsterminen eng mit den externen Entwicklern zusammen und kann die Nützlichkeit der StudCard nur unterstreichen: „Schon im Bewerbungs-, Zulassungs- und Onboarding-Prozess des neuen, 14. Jahrgangs haben wir bemerkt, dass die Einführung dieses Tools für uns einen deutlichen Unterschied macht. Die Prozesse zum Semesterstart waren für alle Beteiligten viel einfacher und komfortabler. Zum Beispiel liegt für die neuen Fünft- bzw. Siebtsemester seit diesem Jahr die komplette Startermappe in der Applikation. Dadurch arbeiten wir im Übrigen vollkommen papierlos und damit umweltfreundlicher.“ Und auch Stephanie Schwarz, Leiterin Studentische Angelegenheiten, zeigt sich nach den Erfahrungen der ersten Tage zufrieden: „Das StudCard-Tool führt meines Erachtens in allen Bereichen zu einer wirklichen Entlastung, da darüber alle Zugänge verwaltet werden können. Allein dadurch, dass die bisherige E-Mail-Flut wegfällt, wird die Kommunikation zwischen Campus und Studierenden einfacher, direkter und weniger fehleranfällig. Ich freue mich sehr, dass unser neuer Jahrgang von Anfang an in den Genuss der neuen Anwendung gekommen ist und sie auch allen kommenden Jahrgängen zur Verfügung stehen wird.“

„Wenn es brennt, bin ich da“

StudCard-Tool Einführung am Asklepios Campus Hamburg
James Oxley unterstützt seit August den Bereich IT am ACH.

Damit neben der weiteren, effizienzsteigernden und auch wettbewerbsrelevanten Digitalisierung in den Bereichen Verwaltung und auch Lehre ergänzend ein solcher Service im Alltag möglich ist, hat Anfang August James Oxley im IT-Team angefangen. Zu seinem Aufgabenbereich zählen neben dem individuellen Support für Mitarbeitende und Studierende auch Projekte wie der Umbau des WLAN-Netzes am Campus. Der gebürtige Engländer ist schon jetzt vom Campus nicht mehr wegzudenken, und das sieht er selber für sich ähnlich: „Ich war auf der Suche nach einer Tätigkeit als ITler in einem kleinen Team, wo jeder mein Gesicht und ich jeden Namen kenne, wo Probleme im persönlichen Kontakt gelöst werden. Als ich 2016 aus Großbritannien nach Hamburg gekommen kam, habe ich zunächst in verschiedenen Sozialprojekten gearbeitet, auch um mein Deutsch zu verbessern. Die Tätigkeit am ACH war genau das, was ich jetzt gesucht habe: Als Mitglied eines kleinen Teams kann ich wirklich etwas tun, mich entwickeln und die Wirkung meiner Arbeit sehen. Wenn es brennt, bin ich da.“ Der freundliche Brite ist herauszuhören, wenn er strahlend betont, er habe sich „vom ersten Moment an vom netten, offenen und sympathischen ACH Team umarmt gefühlt“. Welcome!

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